Nous apprenons depuis petit à lire et à écrire, qui sont des moyens de communication à part entière, la communication en revanche s’apprend sur le tas ! Comme le dit l’adage, c’est en forgeant que l’on devient forgeron ! Que ce soit dans la sphère privée ou la sphère publique, la communication prend, depuis les années 90, de plus en plus de place dans les formations et dans les coaching professionnels des entreprises et pour cause : 

La communication professionnelle est un enjeu stratégique pour les entreprises. En effet, la communication permet à l’information de circuler. Plus la communication est fluide, plus les relations en équipe sont bonnes, les objectifs compris et le bien-être en entreprise optimal. 

Un des plus grands problèmes en entreprise est la communication : Manque de communication, incompréhension, maladresse…  Ces maladresses entraînent du ressentiment, un sentiment d’injustice, de non reconnaissance, d’épuisement…

Qu’est-ce que la communication professionnelle ? Comment communiquer en entreprise et améliorer sa communication ? Peut-on se faire accompagner pour progresser dans sa communication ?

C’est ce que nous allons développer dans cet article.

Qu’est-ce que la communication professionnelle ?

La communication professionnelle est une communication multimodale. En effet elle combine la communication non verbale (gestes, comportements), écrite (expression écrite) visuelle (imprimée, web, vidéo), auditive (sonore, musicale, voix). 

Tous ces pans de communication permettent à l’actif de se faire entendre et comprendre. Si le travailleur soigne sa capacité à communiquer, alors il est sûr d’améliorer ses relations humaines dans tout cadre confondu.

Comment communiquer en entreprise ?

Dans l’entreprise, vous avez de nombreux moyens de communiquer. Chaque moyen de communication nécessite une forme particulière de communication qu’il convient de maîtriser.

L’ÉCRIT VIA LES MAILS/LES TEXTOS/LES WALL INTRANET : 

Tous les jours, vous communiquez avec vos équipes à l’aide de canaux d’écritures divers et variés. Pourtant il n’est pas rare de voir  : 

    1. Des fautes d’orthographe qui nuisent à l’image professionnelle. Il est impératif de relire ses messages, mails ou autres avant l’envoi afin d’éviter ne serait-ce que les fautes de frappe ! Vous pouvez, pour éviter les fautes basiques,être aidé par le correcteur orthographique (présent sur Word)). Et si vraiment cela est un handicap au quotidien, n’hésitez pas à reprendre une formation
    2. Des écrits/demandes pas clairs : Dans beaucoup de mails ou messages, les tournures de phrases desservent la bonne compréhension du message. Si l’objet de votre message est explicité, dans l’objet du mail par exemple qui est fait pour, vous avez plus de chance d’obtenir une réponse claire. De plus, en faisant des phrases courtes, en hiérarchisant les idées (qu’attendez-vous de votre interlocuteur : un service, une réponse à un besoin, une action…) et en mettant en page votre email (souligné, italique, gras, bullet point…)… Vous rendez plus lisible votre message. 
    3. La politesse : L’écrit est froid et factuel. Vous n’avez pas de ton, ni d’expression, ce qui rend parfois les mails très directifs voir agressifs. Il est nécessaire de faire attention à la bonne présence des formules de politesse et leur juste utilisation. En effet chaque interlocuteur à une formule de politesse adaptée.

LES ÉCHANGES TÉLÉPHONIQUES :

Lorsqu’un appel téléphonique est passé c’est généralement : 

  1. Que la demande est urgente et doit être traitée
  2. Que la demande est complexe et nécessite un échange orale pour être comprise et que toutes les mesures soient prises en compte

L’appel peut aboutir, et les deux interlocuteurs peuvent échanger, ou ne pas aboutir et terminer sur une boîte vocale. 

Les règles fondamentales lors des appels sont : 

  1. Comprendre de qui ça vient : (nom/entreprise et éventuellement métier)
  2. Expliciter brièvement l’objet de l’appel

Dans tout échange, il est nécessaire que chacun des interlocuteurs se laissent le temps de l’expression et que chacun prenne des notes afin de ne pas oublier les informations importantes. Enfin, soyez concentré sur cet appel. Dans notre société multi-connectée et multi tâche, il est habituel de faire plusieurs choses en même temps et cela peut occasionner des décrochages d’attention.   

LES MÉDIAS SOCIAUX ET LES INTRANETS :

Beaucoup de sociétés utilisent des systèmes d’intranet pour communiquer en interne avec leurs équipes. (Workplace, Whatsapp ou encore Trello)

Ces canaux de communication permettent de ne pas polluer les boîtes mails et d’afficher une meilleure proximité aux équipes. Sur ces plateformes de message, il convient de faire simple et directe, sans éliminer les formules de politesse.

 LES ENTRETIENS PHYSIQUES :

Le meilleur canal de communication où vous pouvez percevoir tous les signaux reste bien sûr le face à face. 

Lors des entretiens physiques, vous devez veiller sur plusieurs paramètres : 

  1. Votre voix : Votre voix doit être posée, et votre élocution lente et distincte. Cela vous évitera de bredouiller ou de vous emmêler les pinceaux dans le choix de vos mots. 
  2. Votre expression : Si vous souhaitez que le message passe bien, votre expression doit être claire, concise et précise. “Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément’ N. Boileau
  3. Votre sourire : Veillez à être avenant, souriant et ouvert afin de mettre à l’aise votre interlocuteur et dans le même cas, vous-même
  4. Votre posture : Votre position en dit long : dos droit, mains posées, pieds ancrés… La communication non verbale transmet beaucoup de messages à votre interlocuteur
  5. Votre tenue vestimentaire : À chaque occasion sa tenue vestimentaire. Dans le milieu professionnel, chaque corps de métier a ses propres codes. Prêtez attention à ceux -ci pour ne pas être dans le “faux-pas”
  6. Votre hygiène : Une apparence soignée et propre est une marque de respect envers votre interlocuteur

Améliorer sa communication professionnelle, comment procéder ?

Pour améliorer sa communication professionnelle, il faut avant tout comprendre les besoins de votre interlocuteur. Si vous constatez que des incompréhensions, des non-dits ou autres se profils, vous pouvez agir sur les leviers suivants : 

  1. L’écoute : Savoir écouter est une vraie qualité. Il s’agit de se rendre attentif à celui ou celle qui me parle. C’est ce que l’on appelle “Passer en écoute active”. Les problématiques d’écoute viennent souvent de plusieurs actions : 
    1. Interrompre et couper la parole
    2. Poser des questions inquisitrices
    3. Émettre un ou plusieurs jugements
    4. Ramener les choses à soi et regarder avec son prisme

Pour bien écouter, vous pouvez : 

  1. Ne pas interrompre et laisser la personne aller au bout de son cheminement. 
  2. Laissez des silences se poser (non ce n’est pas un signe d’ennui)
  3. Être attentifs aux mots utilisés, aux idées émises par celui qui a la parole
  4. Relancer la conversation en reprenant les termes utiliser par son interlocuteur et ou reformuler
  1. L’observation : La nature est bien faite et vous a doté d’yeux pour observer. Observer l’attitude, la conduite de votre interlocuteur afin d’adapter votre communication à son comportement. Vous n’êtes pas dans sa tête, dans son émotionnel ni dans son ressenti. Cela permet de désamorcer une éventuelle situation de gêne, s’ il y a une problématique par exemple. Veillez aussi à regarder la personne dans les yeux afin d’avoir son attention.

3. La prise de notes : Prenez des notes, on ne le dira jamais assez, mais c’est ce qui vous permet de revenir et de creuser les sujets qui vous semble important.

Comment se faire accompagner dans sa communication professionnelle ?

Vous pouvez vous faire accompagner par des professionnels de l’accompagnement dans vos prises de parole et votre capacité à faire passer des messages. 

Se faire accompagner par un coach vous donnera des clés sur votre conduite : Il vous aidera, à l’aide d’exercice, à prendre conscience de votre capacité d’écoute et d’expression. 

Vous pouvez aussi investir dans des livres : Beaucoup de livres ont été écrit sur la communication non violente par exemple, ou l’art de la communication. Ces ouvrages vous donneront de nombreuses clés. 

Aussi, il existe de nombreuses formations en ligne ou en présentiel dispensées par des organismes de formation. À vous de choisir la méthodologie et l’organisme qui vous plait et semble être en adéquation avec vos valeurs.

La communication professionnelle avec ABCP Compétences

C’est en constatant, aux cours de nos bilans de compétences, les dégâts causés par le manque de communication que nous avons choisi chez ABCP Compétences de mettre en place un module dédié à la communication professionnel pour que chacun puisse avoir accès à un contenu de qualité, des conseils et exercices qui faciliteront les échanges en entreprise. 

Cette thématique peut aussi être travaillée à part entière avec un de nos coachs si vous souhaitez aller plus loin dans votre démarche. 

La communication joue un rôle central dans nos vies de tous les jours, autant personnelle que professionnelle. Il est possible de s’améliorer, de comprendre son fonctionnement et d’avoir des prises de conscience sur les manques que nous pouvons avoir. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez aller plus loin dans la communication.

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